Sekretaris

JABATAN

  1. NamaJabatan    : Sekretaris Kecamatan
  2. KodeJabatan    : -
  3. Unit Organisasi    : Kecamatan Purwokerto Selatan

         Eselon I                 : -

         Eselon II                : -

         Eselon III               :-

         Eselon IV              : III. b

  1. KedudukanDalamStrukturOrganisasi :
  2. Ikhtisar Jabatan :

Melaksanakan perencanaan, penyelenggaraan dan pelaporan kegiatan kepegawaian, ketatausahaan, keuangan, pelayanan, kehumasan, perpustakaan, kearsiapan, dan sarana prasarana

 Uraian Tugas:

  1. Mempelajari, menelaahperaturanperundang-undanganberkaitandenganpelaksanaantugas

Tahapan :

  • Membaca/mempelajariperaturanperundangan yang berhubungandenganregulasiperaturandalampelaksanaantugas
  • Mencaridanmenghimpunperaturanperundang-undangan yang up todatesebagaidasarpenyesuaianterhadapregulasibaru

 

  1. Membagi tugas dan memberikan pengarahan kepada bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas

Tahapan

  • Memberikan arahan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas
  • Monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas bawahan agar efektif dan optimal

Merumuskan kebijakan teknis tentang pengelolaan administrasi surat menyurat, kearsipan, perpustakaan, kehumasan dan keprotokolan

Tahapan :

  • Menyusun Standard Operating Prosedur (SOP) / Prosedur Tetap (Protap) jenis-jenis pelayanan masyarakat yang ada di Kelurahan
  • Menyusun prioritas rencana kebutuhan piranti/perlengkapan surat-menyurat, kearsipan dan perpustakaan, kehumasan dan keprotokolan kelurahan (blanko pengantar, blangko-blangko pelayanan, ATK, dll) dan menuangkannya dalam dokumen rencana anggaran SKPD

 Merumuskan kebijakan teknis tentang pengelolaan administrasi kepegawaian

Tahapan

  • Menyusun Daftar Urut Kepangkatan (DUK) personil PNS Kelurahan
  • Menyusun buku penjagaan kenaikan pangkat
  • Menyusun buku penjagaan kenaikan gaji berkala

 

  1. Merumuskan kebijakan teknis tentang pengelolaan administrasi perlengkapan dan kerumahtanggaan

Tahapan

  • Menyusun schedule/draft rencana penerimaan atas sewa gedung/aula
  • Mengkoordinasikan penyusunan, mengoreksi dan memaraf draft RKBU
  • Mengkoordinasikan penyusunan, mengoreksi dan memaraf draft RTBU
  • Merencanakan usulan perbaikan, penggantian dan / atau pemeliharaan perlengkapan kantor
  1. Merumuskan kebijakan teknis tentang penyusunan program kerjaTahapan
  • Mengkoordinasikan penyusunan, Mengonsep, mengoreksi dan memaraf draft Renstra SKPD
  • Mengkoordinasikan penyusunan, Mengonsep, mengoreksi dan memaraf draft Renja SKPD
  • Mengkoordinasikan penyusunan, Mengonsep, mengoreksi dan memaraf draft Rencana Kerja Tahunan SKPD

 

  1. Merumuskan kebijakan teknis tentang administrasi pengelolaan anggaran dan penatausahaan keuangan

Tahapan :

  • Mengkoordinasikan pengusulan, Mengonsep, mengoreksi dan memaraf draft surat usulan pengelola keuangan SKPD
  • Mengkoordinasikan pengusulan, Mengonsep, mengoreksi dan memaraf draft Keputusan kepala SKPD ttg pengelola
  • Mengkoordinasikan penyusunan, Mengonsep, mengoreksi dan memaraf KUA PPAS
  • Mengkoordinasikan penyusunan, Mengonsep, mengoreksi dan memaraf RKA-SKPD
  • Mengkoordinasikan penyusunan, Mengonsep, mengoreksi dan memaraf DPA-SKPD
  • Mengkoordinasikan penyusunan, Mengonsep, mengoreksi dan memaraf DPA-Perubahan
  • Mengkoordinasikan penyusunan, mengoreksi dan memaraf draft schedule pencairan dana (SPD)
  • Mengkoordinasikan penyusunan, mengoreksi dan memaraf schedule rencana penyerapan dan pelaksanaan anggaran

 

  1. Mengkoordinasikan implementasi pengelolaan surat menyurat, kearsipan dan perpustakaan

Tahapan

  • Membaca dan memaraf surat masuk
  • Mengonsep, mengoreksi dan memaraf atau menandatangani surat keluar bidang kesekretariatan, kepagawaian, pelayanan
  • Mengkoordinasikan pelayanan surat keluar (tanggapan/jawaban/permintaan dll), mengoreksi dan memaraf draft surat keluar (bidang pembangunan, pemberdayaan masyarakat, tapem, trantib dll) atau menandatangani surat keluar apabila Lurah tidak di tempat

 

  1. Mengkoordinasikan implementasi pengelolaan Pelayanan umum, kehumasan dan keprotokolan

Tahapan

  • Memaraf surat/dokumen pelayanan masyarakat yang harus ditandatangani Lurah
  • Memaraf atau menandatangani surat pengantar/dokumen pelayanan masyarakat
  • Menandatangani Surat Perjalanan Dinas (SPPD) dari SKPD yang berkunjung ke Kelurahan
  • Memfasilitasi/melayani tamu/masyarakat yang berkonsultasi bidang pelayanan umum, administrasi kepegawaian, ketatausahaan dan kesekretariatan

 

  1. Mengkoordinasikan implementasi pengelolaan dan pelayanan administrasi kepegawaian

Tahapan

  • Memaraf rekap presensi pegawai
  • Mengonsep, mengoreksi, dan memaraf draft surat pemberitahuan kenaikan gaji berkala
  • Menelaah pengajuan cuti pegawai, mengonsep, dan memaraf draft surat ijin cuti pegawai
  • Mengonsep nilai, mengoreksi, dan menandatangani draft penilaian DP3 pegawai
  • Mengonsep, mengoreksi, dan memaraf draft surat usulan kenaikan pangkat pegawai
  • Mengonsep, mengoreksi, dan memaraf draft surat usulan pensiun pegawai
  • Mengusulkan konsep usulan promosi pegawai kepada PNS potensial dan telah memenuhi syarat administrative
  • Melaksanakan koordinasi bidang kepegawaian ke BKD dan atau ke DPPKAD

 

  1. Mengkoordinasikan implementasi pengelolaan perlengkapan dan kerumahtanggaan (pengelolaan sarana/ prasarana, kebersihan, keamanan dll)

Tahapan

  • Melaksanakan pengawasan pelaksanaan pelayanan, penggunaan gedung, dan kebersihan kantor, atas pelaksanaan tugas, petugas petugas pelayanan dan kebersihan Kelurahan
  • Mengoreksi dan memaraf dokumen administrasi pengelolaan barang inventaris dan stok opname
  • Mengoreksi dan memaraf Kartu Inventaris Barang dan Kartu Invetaris Ruangan

 

  1. Mengkoordinasikan implementasi pengelolaan anggaran dan penatausahaan keuangan

Tahapan

  • Memeriksa, mengoreksi dan memverifikasi pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
  • Mencetak dan memaraf draft Surat Perintah Membayar (SPM)
  • Memaraf draft surat bukti setoran atas penerimaan, yang diajukan oleh bendahara penerimaan
  • Memeriksa dan memverifikasi Buku Kas manual penerimaan dan penyetoran pendapatan yang dikelola bendahara penerimaan
  • Memverifikasi Surat Pertanggung Jawaban Belanja yang diajukan oleh Bendahara Pengeluaran
  • Memeriksa dan memverifikasi buku kas dan buku bantu pengeluaran anggaran yang dikelola bendahara pengeluaran

 

  1. Mengkoordinasikan pelaksanaan evaluasi implementasi program dan kegiatan

Tahapan

  • Mengkoordinasikan dan mengikuti pelaksanaan rapat staf karyawan Kelurahan (Notulensi dan pengisian materi bidang pelayanan dan kesekretariatan)
  • Mengonsep, mengoreksi dan memaraf draft Indikator Kinerja Utama Kelurahan

 

  1. Mengkoordinasikan pelaksanaan pelaporan implementasi program dan kegiatan

Tahapan

  • Mengonsep, mengoreksi dan memaraf draft laporan bulanan kelurahan
  • Mengonsep, mengoreksi dan memaraf draft Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)

 

  1. Mengkoordinasikan pelaksanaan pelaporan implementasi anggaran dan akuntansi keuangan SKPD

Tahapan

  • Memaraf draft laporan bulanan realisasi penyerapan dan belanja anggaran yang diajukan bendahara pengeluaran
  • Memaraf draft laporan bulanan realisasi penerimaan dan penyetoran yang diajukan bendahara penerimaan
  • Menyusun draft laporan keuangan dan akuntansi Pendapatan dan Pengeluaran keuangan SKPD

 

  1. Memberikan saran, masukan, pertimbangankepadarekanataupimpinanlisanmaupuntertulismengenaihal-halteknis

Tahapan :

  • Memberikan saran, masukan
  • Memberikan pertimbangankepadarekanmaupunpimpinanlisanmaupuntertulismengenaihal-halteknismaupunkebijakan

 

  1. Melaksanakan koordinasi bidang kese kretariatan, pemerintahan, pembangunan, dan ketententraman dan ketertiban

Tahapan :

  • Mengikuti Rapat Koordinasi Tingkat Kecamatan
  • Menghadiri Rapat Kelembagaan di wilayah RW/RT
  • Mengikuti Rapat Kordinasi Lembaga kemasyara katan tingkat Kelurahan (Notulensi dan pengisian materi bidang pelayanan dan kesekretariatan)

 

  1. Melaksanakantugas lain yang diberikanatasan

Tahapan :

  • Mewakilipimpinandalampelaksanaantugas-tugaskedinasan
  • Mengikutikegiatanpengembangan SDM (diklat/seminar/lokakarya/bintek UPACARA dll)
  1. Bahan Kerja:

No

Bahan Kerja

Penggunaan Dalam Tugas

1.

 

 

 

 

2.

 

 

Buku Tata Naskah Dinas

 

 

 

 

Buku Klasifikasi Penomoran Surat

 

 

Sebagai bahan pedomandalam melaksanakan tugas pencatatan surat masuk, surat keluar & bentuk form suratnya.

 

Sebagai bahan pedoman dalam penentuan nomor surat keluar

 

  1. Perangkat/Alat Kerja:

No

Perangkat Kerja

Digunakan Untuk Tugas

1.

 

 

 

ATK

Sebagai alat untuk menulis dalam melaksanakan kegiatan pekerjaan tulis menulis dll

2

Komputer

Sebagai alat untuk mengetik blangko presensi pegawai, blangko lembar disposisi, laporan presensi pegawai

 

3

Printer

Sebagai alat untuk mencetak blangko presensi pegawai, blangko lembar disposisi,

 

4

Mesin Ketik

 

 

Mengetik nomor surat keluar yang telah ditandatangi oleh pimpinan

 

  1. Hasil Kerja:

No

Hasil Kerja1)

Satuan Hasil 2)

1.

Pencatatan surat masuk

Buku Agenda Surat Masuk

2.

Pencatatan surat keluar

Buku Agenda Surat Keluar

3.

Pencatatan di buku kendali surat masuk/keluar

Buku kendali

4.

Pencatatan ke dalam buku ekspedisi Surat Keluar

Data

5.

Menerima Telepon

Kegiatan; Informasi

 

 

  1. Tanggung Jawab:
  2. Menyelesaikan administrasi surat masuk dan surat keluar
  3. Mendistribusikan disposisi surat keluar kepada pihak-pihak yang berkepantingan
  4. Mengarsipkan agenda surat masuk, surat keluar, kartu kendali dan presensi pegawai
  5. Melaporkan hasil pekerjaan yang menurut sifat dan kebutuhannya perlu dilaporkan kepada pimpinan

 

  1. Wewenang:
  2. Memberikan nomor surat yang tepat sesuai dengan klasifikasi penomoran suratsetiap ada surat keluar setelah di asman pimpinan
  3. Memberikan masukan kepada yang mengajukan surat keluar sesuai dengan ketentuan naskah dinas yang berlaku.
  4. Meminta paraf kepada penerima disposisi pimpinan terkait dengan surat masuk yang telah didistribusikan

 

  1. Korelasi Jabatan:

No

Jabatan

Unit Kerja/  Instansi

Dalam Hal

1.

Camat

Kecamatan

Laporan, Koordinasi, kon sultasi dan legalisasi

2.

Subag Umum

Kecamatan

Pelayanan administrasi kantor

3.

Kasubag Pelayanan

Kecamatan

Pelayanan Masyarakat

 

  1. Kondisi Lingkungan Kerja:

No

Aspek

Faktor

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Tempat kerja

Suhu

Udara

Keadaan Ruangan

Letak

Penerangan

Suara

Keadaan tempat Kerja

Getaran

Cukup dan leluasa untuk melayani klien

Suhu ruangan (27-29oC)

Bersih bersirkulasi

Rapi, nyaman

Strategis

Terang

Tenang

Nyaman mendukung suasana pelayana

Tidak ada getaran


 

  1. Resiko Bahaya:

No

Fisik / Mental

Penyebab

1.

 

 

2.

 

3.

Mata Minus atau Plus

 

Ambeyen

 

Sirkulasi darah ku rang lancar

Membaca, menulis, dan mengetik di depan komputer

 

Terlalu banyak duduk

 

Kurang gerak badan

 

  1. SyaratJabatan:
  2. Pangkat/Gol. Ruang:Penata Tk. I, III/d
  3. Pendidikan :S2(Pasca Sarjana)
  4. Kursus/Diklat
  • Penjenjangan : Diklatpim Tk. III
  • Teknis :
    1. Manajemen Pemerintahan Desa/Kelurahan
    2. Pengelolaan Keuangan Daerah
  1. Pengalamankerja : -
  2. Pengetahuankerja : Menguasi operasional komputer             
  3. Keterampilankerja : Manajerial
  4. BakatKerja :
  • G
  • V
  • M
  1. TemperamenKerja:
  • FIF (FILING, IDEA, FACT)
  • I (INFLUENCING)
  1. MinatKerja :
  • S (SOSIAL)
  • C (KONVENSIONAL)
  1. UpayaFisik :
  • Duduk
  • Memegang
  • Bekerja dengan jari

 

  1. Kondisi Fisik V :
  • Jenis Kelamin : L/P
  • Umur : 25 – 45 th
  • Tinggi badan : ideal
  • Berat badan : ideal
  • Postur badan : ideal
  • Penampilan : inner beauty
  1. Fungsi Pekerjaan :
  • D6
  • D2

 

  1. PrestasiKerja yang diharapkan

No

Satuan Hasil1

Jumlah Hasil

 

Waktu Penyelesaian 2)

1.

Pencatatan Surat Masuk

Dokumen

10 menit

2.

Pencatatan Surat Keluar

Dokumen

10 menit

3,

Pencatatan Surat Masuk dan Keluar kedalam daftar keluarga

Dokumen

10 menit

       

  1. Butir Informasi Lain :

Pekerjaan pelayanan membutuhkan :

  1. Aspek kognitif berupa Pengetahuan yang cukup
  2. Aspek psikhomotorik berupa Ketrampilan dalam pekerjaan teknis
  3. Aspek avektif berupa sikap ramah